Projekteinkauf

Entdecken Sie mit uns das Potential eines professionellen Projekteinkaufs

Der Projekteinkauf als eine komplexe Sonderform im Einkauf wird oft hinsichtlich seiner besonderen Anforderungen verkannt. Das Standardrepertoire des Einkaufs greift nicht mehr optimal aufgrund von Einmaleffekten wie beispielsweise Produkt Customizing, temporäre Organisationen, Prozesse, Supply Chains, geografische Lage etc.
Besonders wenn Kundenaufträge hinsichtlich Größe eine kritische Masse für ein Unternehmen erreichen ist ein Projekteinkauf erforderlich. Leider wird in vielen Unternehmen immer noch viel Geld verschenkt, weil entweder der Standardeinkauf den Projekteinkauf "nebenbei mit macht" oder der Bedarfsträger sich mit allen bekannten Nachteilen selbst organisiert.

Zielsetzung

  • Kontrolle der Sonder- und Einmaleffekte des Projekteinkaufs
  • Unterstützung und Entlastung der Einkaufsorganisation um das Sonderthema Projekteinkauf damit sich der Einkauf auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann
  • Erhöhung der Termin- und Budgettreue
  • Beherrschung der sich ändernden Anforderungen innerhalb der einzelnen Projektphasen

Leistungsspektrum Projekteinkauf

Die Besonderheiten des Projekteinkaufs haben signifikante Auswirkungen auf die Organisation und Prozesse des Einkaufs. Aufgrund der Zunahme von Einmaleffekten funktionieren die "Kochrezepte" des klassischen Einkaufs nur unzureichend und decken weite Bereiche gar nicht ab. Unserer Erfahrung nach beträgt die  Schnittmenge ca. 50%.

Projekteinkauforganisation und -prozesse

Je nach Häufigkeit und Größe von Beschaffungsprojekten sind organisatorische und prozessuale Anpassungen temporär oder permanent notwendig. Als beste Lösung für diese Problemstellung hat sich die Matrix-Organisation bewährt, die Linien- und Projektorganisationen miteinander verbindet. Wir helfen Ihnen, diese Form der Organisation prozessual und ressourcenmäßig aufzubauen.

Standardisierung

Auch wenn jedes Projekt einmalig ist, sind gewisse Tätigkeiten und Anforderungen wiederkehrend. Durch eine spezielle Analyse und Klassifizierung Ihrer Projekte auf Basis unseres bewährten Beratungsansatzes helfen wir Ihnen, diese Standardisierungspotentiale zur erschließen.

Interkulturelle Einflüsse

Die zunehmende Internationalisierung von Projekten hat eine Globalisierung der Supply Chain zur Folge. Aus langjähriger Erfahrung müssen wir trotzdem immer wieder feststellen, dass interkulturelle Einflüsse wie Mentalitäten und Arbeitsweisen usw. nicht ausreichend berücksichtigt werden.

Eine weitere Besonderheit des Projekteinkaufes ist, dass sich sein Aufgabenspektrum, Verantwortungen und Anforderungsprofil von Projektphase zu Projektphase ändert. Hinzu kommt das interne und externe Stakeholder variieren und  somit  der Projekteinkauf wechselnden Einflüssen ausgesetzt ist. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, haben wir ein 6 Phasen-Modell entwickelt, damit unsere Kunden der Komplexität und Individualität ihrer Projekte optimal gerecht werden.

Angebotsphase

In dieser Phase ist die Kernaufgabe des Projekteinkaufs die Unterstützung der Kalkulation/Vertrieb mit Marktpreisen und Produktinformationen, Verhandlung von Vorverträgen für den A-Kategorie Bedarf und Local Sourcing. Die Arbeit des Projekteinkaufs ist in dieser Phase extrem wichtig, da sie maßgeblichen Einfluss auf den Angebotspreis hat. Auch Kundenvorgaben und –wünsche gilt es zu berücksichtigen. Wir zeigen Ihnen, worauf es zu Beginn ankommt.

Konzeption / Planung

Während der Konzeption/Planung ist die Hauptaufgabe des Projekteinkaufs die Unterstützung der Projektterminplanung sowie die Umsetzung des Projektbedarfs in einen Beschaffungsplan. Durch Rückinformation aus der Supply Chain an die Projektleitung, trägt der Projekteinkauf maßgeblich dazu bei, einen realistischen Terminplan zu entwickeln. Ferner hat er, zusammen mit dem Engineering, maßgeblichen Einfluss auf die Projektkosten durch Mitgestaltung der Bedarfsstrukturen, -mengen und Überprüfung des Vertragssolls. Wir zeigen Ihnen wie Sie den richtigen Weg einschlagen.

Realisierung

In der Realisierungsphase liegt der Fokus des Projekteinkaufs auf die Lieferantenauswahl, die Strukturierung und Bündelung von Bedarfen und die Ausschreibung und Auftragsvergabe. Ferner gehört neben dem Beschaffungscontrolling das Vertragsmanagement zu den wichtigsten Aufgaben. Wir zeigen Ihnen wie es geht.

Logistik

Hier leistet der Projekteinkauf durch Koordinierung und Taktung von Lieferungen zum Projekt, Umsetzung von Zollanforderungen, Beauftragung und Verfolgung von Transporten einen entscheidenden Beitrag um Lieferstörungen zu vermeiden. Wir zeigen Ihnen wie durch den richtigen Einsatz von Logistik Tools, Kommunikation sowie Prozessen dies gelingt.

Inbetriebnahme

Durch Mängel- und Gewährleistungsmanagement sowie die Organisation von Abnahmen mit den Lieferanten leistet der Projekteinkauf einen wichtigen Beitrag zur Inbetriebnahme  vor Ort. Er unterstützt die Projektleitung bei der Dokumentation von Mängeln und deren Weiterleitung an den Lieferanten zwecks Abarbeitung. Wir vermitteln Ihnen, wie Sie durch die Implementierung des richtigen Prozesses dies zuverlässig absichern können.

Projektabschluss

Der Projekteinkauf unterstützt das Projekt bei der Dokumentation von Schlussabnahmen und Abarbeitung der finalen Mängellisten sowie beim Einfordern der finalen Dokumentation. Ergänzend kommen die Durchführung von Lieferantenbewertungen und die Schlussabrechnung der Lieferantenaufträge hinzu. Mit Hilfe von Kick-out Meetings mit den Lieferanten sowie des richtigen Vertragsmanagements helfen wir unseren Kunden Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen.

Aufgrund von Einmaleffekten, eines wechselnden Informationsbedarfs und sich ändernden Projektbeteiligten ist ein projektspezifisches Beschaffungscontrolling zwingend erforderlich. Unser Controlling Ansatz schließt die Lücken, die das klassische Beschaffungscontrolling nicht abbilden kann.

Tools & Methods

Das wichtigste Instrument zur Beherrschung des Projekteinkaufs ist, neben dem Expediting Dash Board, der Beschaffungsplan oder auch Project Procurement Plan genannt.  Wir zeigen Ihnen wie man diese Instrumente richtig gestaltet und nachverfolgt, damit sie die richtigen Antworten auf die Fragen der Projektleitung liefern. Ferner helfen wir Ihnen dabei, das Aufwand-Nutzenverhältnis auf dem richtigen Level zu halten.

Reporting

Wir zeigen auf, wie Sie die vielen Informationen effektiv ermitteln und projektspezifisch darstellen. Dabei behalten wir Aufwand und Nutzen stets im Blick.

Bedeutende Beschaffungsprojekte optimal zu realisieren ist eine große Herausforderung für alle Beteiligte. Das Steuern mehrer unabhängiger Beschaffungprojekte parallel nennt man Multiprojektmanagement, das Steuern mehrerer Beschaffungsprojekt innerhalb eines Projektes Programm-Management. Diese beiden Formen stellen die Champions League im Projekteinkauf dar. Auch hier unterstützen wir unsere Kunden einen Spitzenplatz im Wettbewerb einzunehmen.

Bedarfsmanagment

Das Bedarfsmanagement des Einkaufs wird hier um den Faktor Zeit und Ort erweitert. Die große Kunst des Programmmanagements ist es gleiche oder ähnliche Bedarfe trotz unterschiedlichem Bedarfszeitpunkt, Einsatzort und anderer Stakeholder trotzdem zu bündeln. Durch den Einsatz entsprechender Bedarfserfassungmethoden, Lieferantenmanagement und Vertragsgestalltung decken wir für Sie dieses Saving Potential auf.

Oragnisations- und Prozessoptimierung

Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch einfache organisatiorische und prozessuale Anpassungen auch den Anforderungen des Programmmanagement gerecht werden.

Ergebnis

  • Optimale Einkaufsperformance in jeder Projektphase
  • Optimierung der Einkaufsorganisation und -prozesse
  • Best Practice der komplexen Sonderform Projekteinkauf
  • Verbesserung zukünftiger Vergaben und Einkaufsprozesse
  • Kosteneinsparungen durch die Einführung eines Programm- und Multiprojektmanagements

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